Automatización de Clínicas con GesMed
En este caso, como también sucede en otras aplicaciones, nuestra apuesta consiste en aportarle una labor integral de consultoría de procesos, informática y telecomunicaciones para organizar su clínica de una manera más rentable. Para ello nos basamos esencialmente de una aplicación Informática llamada GesMed, construida sobre la plataforma Filemaker.
Esta aplicación cuenta con una serie de núcleos comunes a las actividades clásicas de cualquier clínica o consulta:
· Gestión del Tiempo: Agenda de Citas, Citas tipo, Boxes
· Gestión Económica: Presupuestos, deudas, cobros, gestión de stocks y gastos generales
· Gestión de la Comunicación con el Paciente: Cartas, recetas, consentimientos informados
Otros módulos y lógica del programa están orientados a las particularidades de la clínica y se han ido desarrollando según los proyectos para varios sectores:
· Ortodoncia
· Maxilofacial
· Estética
· Oftalmología
· Policlínicas / Trabajo con sociedades médicas
En cada especialidad médica suele haber uno o varios programas de cálculos gráficos/numéricos acerca de los tratamientos, como son:
· Radiografías digitales (Cliniview, Digora, S)
· Radiovisiografías (Troi y otros)
· Cefalometrias (QuickCeph, Nemoceph, Dolphin)
· Implantología (Simplant)
· I-Cat
En estos sectores hay fabricantes que tienen unas estupendas soluciones. Lo que hacemos desde nuestro programa es conectar la ficha del paciente de GesMed con el programa de imagen dental necesario. Si no se encuentra aquí el programa que suele utilizar en su caso, no se preocupe porque seguramente podremos conectar nuestro programa con el suyo, como hicimos en su momento con estos otros.
La suma de todo ello, consultoría sobre sus procesos y organización, una buena herramienta de gestión y enlaces a programas especializados, permite optimizar su consulta o clínica.
Proceso de Implantación y Mantenimiento
Es muy importante desarrollar un buen proceso de implantación. Normalmente esto requiere varias acciones:
· Reuniones con el/los responsables
· Síntesis de las modificaciones necesarias para su caso.
· Formación del personal
· Plan de transición:
o Migración de datos del entorno anterior
o Preparación de documentos especiales y personalización con su imagen corporativa (logos, direcciones y demás) de los documentos estándar.
· Asistencia en el arranque in situ.
· Seguimiento por telecontrol
· Visita al mes de inicio para ajustar detalles
· Tareas de seguimiento y mantenimiento de la aplicación y la organización de la consulta o clínica
Para aplicar las tareas de mantenimiento disponemos de herramientas de acceso remoto tanto para servidores como para ordenadores en los puestos (Recepción, Boxes, etc…)
En todos nuestros proyectos contemplamos que hasta no conseguir el éxito final no se termina el trabajo.
Gestión de la infraestructura informática: Hardware y Software
Todo proyecto informático requiere de un soporte (hardware y software) sólido, bien configurado y mantenido.
Esto puede ser tarea de un equipo de soporte informático distinto a nosotros, no tenemos inconveniente en ello. En ese caso necesitaremos tener acceso a ciertas credenciales de acceso y requisitos mínimos de máquinas, sistemas operativos y configuración que serán comunicadas en el momento oportuno.
Si no tiene un equipo de asesoría y mantenimiento informático podemos hacerlo nosotros. Esta es la situación ideal. Nosotros nos encargamos de mantener el estado de su instalación informática en las mejores condiciones posibles, dentro de un presupuesto razonable. También podemos suministrarle los equipos (Windows y Macintosh) que requiera, así como el software necesario.
Cuando ese es el caso, pedimos todo el material a nuestra oficina y montamos una minired, exactamente igual que lo haríamos en su consulta o clínica. Cuando vemos que todo funciona perfectamente, ya podemos quedar para llevárselo.
Trabajamos sólo con marcas de reconocido prestigio. No solo por su nombre, sino por su compromiso
· Cumplimiento de plazos de entrega
· Calidad de equipos y mínimas averías
· Mantenimiento de gamas de productos a lo largo de años
· Servicio postventa y gestión de incidencias/garantías
Ley de Protección de Datos
Un complemento ideal de nuestro enfoque global GesMed consiste en el proyecto de adecuación de los ficheros de la clínica o consulta a la LOPD (Ley Orgánica de Protección de datos).
Para ello nuestra aplicación está preparada para:
· Registrar en archivos de log las modificaciones de los usuarios
· Impresión de consentimientos informados relacionados con la LOPD
· Impresión de otros consentimiento informados obligatorios cuando se implanta la LOPD (Consentimientos informados de terapias médicas, de toma de Fotos y otros)
· Contratos de cesión de datos que deben firmarse entre profesionales y personas que puedan acceder a datos confidenciales de los pacientes
· Claúsulas de confidencialidad relacionadas con los profesionales que trabajen en la consulta o clínica
· Documentación de seguridad
· Auditorías periódicas
· Copias de seguridad de los archivos, tanto in situ como on-line según la necesidad.
Gestión del Tiempo
La Gestión del tiempo es una parte muy importante de organizaciones como Consultas y Clínicas.
Los objetivos son:
· Aprovechar al máximo el tiempo de trabajo
· Evitar retrasos y esperas de los pacientes
· Permitir dar citas de primeras visitas aunque estén ocupadas las agendas de trabajo
· Cónocer cuánto se tarda en cada tipo de cita y ajustar el tiempo adjudicado a cada tipo de cita
Para ello el programa utiliza la definición de:
· Boxes. Es cada una de las “agendas” en las que se puede citar
· Horarios por Boxes. Esto evita que se puedan dar citas para cierto Box que no trabaja en ese día-hora.
· Tipos de Cita. Cada cita “tipo” se define dentro del programa, dándole un tiempo determinado. Periódicamente se revisa lo que realmente se tarda en este tipo de cita, permitiendo el programa su ajuste posterior.
· Asignación de Citas según tiempo disponible. La asignación de fecha y hora a una cita es un proceso de ajuste entre “lo que quiere el paciente” y “lo que está libre dentro de las fechas posibles”. Para ello el programa GesMed, en lugar de ofrecer una cuadrícula de fechas en la que se marcan las zonas ocupadas, ofrece la mejor opción disponible dando concretamente un día y una hora. De manera sencilla se puede elegir otro momento en cualquier caso. La estrategia del programa consiste en compactar la agenda para no dejar tiempos libres pequeños que fragmenten la agenda.
· Botón de “Ha llegado” que se pulsa cuando el paciente llega a la consulta. Esto permite conocer fácilmente si el paciente está esperando, ha cumplido con su hora o no.
· Colores asociados a los estados de una cita: No ha llegado, Ha llegado, en el Box, Terminado, Ha fallado.
· Distintas consolas de recepción para permitir que un profesional desde un Box solo vea sus pacientes, y en recepción se puedan ver todos.
· Obtención de estadísticas de tiempos relacionadas con cada Box y Tipo de Operación.
Gestión Económica
Se organiza en base a 4 áreas:
· Presupuestos en relación a los tratamientos tipo (Ortodoncia) o los casos médicos (Otras especialidades)
· Generación de Obligaciones (deudas) o planes de pago
· Contabilización de los cobros e impresión de justificantes
· Generación e impresión de facturas
Según los casos es una parte del programa que varía mucho, pero hemos estudiado la mayor parte de los sistemas económicos asociados a los principales núcleos de actividades clínicas.
También nuestra experiencia en gestión en otro ámbitos nos permiten resolver problemas o dudas en la aplicación de normas administrativas y/o fiscales hasta cierto grado de complejidad.
Se han desarrollado módulos para asistir en ciertos procesos complejos:
· Creación de remesas bancarias electrónicas (cuaderno C19 interbancario).
· Creación de planes de pagos o cuotas periódicas
· Obtención del importe adeudado “a la fecha”
· Impresión de Extractos de cuentas con Obligaciones y Pagos de los pacientes
· Informes de caja separados por medios de pago
· Informes genéricos de Deudas, Cobros, facturas y presupuestos.
· Obtención de un rápida tabla resumen por semanas, meses y años.
· Gestión de Gastos de la clínica o consulta: Proveedores, Conceptos y Gastos. Tanto para la aportación de la documentación ordenada al gestor como para ayuda a la producción interna de los documentos fiscales periódicos.
· Cartas de reclamación de deudas.
· Presupuestos detallados, al estilo “no incluye …” “si incluye …”
· Distinción entre Paciente, Padres o Tutores, Responsables fiscales.
· Facturación automatizada de grupos de movimientos económicos.
· Gestión de distribución de participación de ingresos por los facultativos que atienden los Boxes.
· Gestión de pagos usando cantidades con franquicia y cantidades por baremo, aplicable al caso de gestión con sociedades.
· Múltiples sociedades
· Múltiples entidades de facturación como emisores. Esto resuelve la necesidad de facturación por parte de los facultativos que atienden los Boxes.
Gestión de la Comunicación con el Paciente
Está fuera de toda duda que la comunicación entre Médico y Paciente es una parte esencial de la relación entre ambos.
La consecución de los fines pasa por la posibilidad de que el Paciente pueda recordar las pautas que se le han dado, pueda comprender el alcance de las terapias puesta en marcha y qué cuidados, medicamentos o pautas debe seguir el Paciente en su casa.
Por todo ello se ha desarrollado un módulo completo de comunicación con el paciente que contiene más de 70 comunicados en la versión estándar y que puede seguir desarrollándose con los comunicados que se deseen incorporar.
Entre ellos tenemos:
· Instrucciones de Aparatos y terapias de Ortodoncia: QuadHelix, Rejilas linguales, Brackets, Higiene Oral,…
· Consentimientos informados de Cirugías y/o tratamientos dentales/estéticos. Aquí existen distintas versiones según los requisitos de la clínica/consulta: textos aprobados por compañías, colegios profesionales o textos diseñados por el responsable de la clínica/consulta.
· Recetas: De medicamentos habituales y recetas libres.
· Instrucciones de higiene oral con y sin gingivitis.
· Consentimientos de tratamiento, fotos, y LOPD
· Cartas tipo: peticiones de pruebas a otros profesionales, extracciones, revisiones periodontales
· Informes de comienzo y de traslado
· Presupuestos por caso o por tipo de tratamiento
· Extractos económicos, Cartas de reclamación de deudas
· Informes con contenido gráfico: Gráficos de elásticos, Odontogramas, Periodontogramas, Fotos y galería de imágenes.
Pantalla de Sesión
Permite visualizar toda la información de evolución del Paciente en su tratamiento.
Así como se dispone de las siguientes funciones:
· Evolución del paciente de un solo vistazo
· Acceso a sus fichas de diagnósticos, objetivos y tratamientos.
· Botones de Inicio y fin de la cita para controlar el tiempo que se dedica al paciente
· Controles para indicar lo que se ha hecho al paciente
· Botón Dar cita y explicación de lo que se va a hacer en la próxima visita
· Alertas periódicas: Revisiones con otros facultativos, Radiografías de control, tratamientos periódicos (flúor)
· Creación de encargos al laboratorio protésico y de aparatología. Identificación del aparato, prótesis o prueba a realizar.
· Acceso a la impresión de comunicados para el paciente
· Acceso a la anotación de consumos de stocks de la clínica o consulta.
Alertas SMS
El programa de Gestión Médica GesMed permite el envío de alertas SMS a los teléfonos móviles de los pacientes para efectuar el recordatorio de sus citas en la clínica. Esta función requiere la contratación externa de un servicio de mensajería SMS a un coste directo aproximado de 0,15 euros/mensaje.
Gráficos de elásticos y brackets para Ortodoncia
En los tratamientos de Ortodoncia es interesante saber qué elásticos se colocan en los pacientes.
Así como es importante poder darle a los pacientes un informe para que sepan cómo deben colocarse dichos elásticos.
Fichas Clínicas según las distintas especialidades
La especialidad de Maxilofacial comporta una serie de técnicas quirúrgicas que obligan a la anotación de distintos campos según el caso. Se distinguen entre técnicas de Cirugía Oral General, Cirugía de la ATM, Cirugía de Implantes y una Ficha de cirugía Estética. A pesar de ser posible añadir o eliminar aquellas fichas clínicas de las técnicas según cada instalación.
Imagen de la ficha de técnicas Maxilofaciales
De cada Paciente y cada caso clínico se pueden crear varias fichas de tratamiento con sus correspondientes etapas quirúrgicas si es necesario. Asociado a cada Cirugía se pueden dar de alta registros de pruebas de Anatomías Patológicas, así como Registro de Revisiones de Cirugías.
Imagen de la ficha de técnicas Maxilofaciales (ATM)
De todo ello se pueden extraer informes coherentes y completos con un simple clic.
Imagen del plan gráfico de tratamiento con las operaciones ya realizadas y las pendientes
Imagen de la ficha de técnicas Maxilofaciales
Por otro lado, para aquellas instalaciones en las que no se requiera esta especialización y se conformen con un completo, pero más modesto, sistema de representación gráfica dental tenemos una solución razonable. Nuestro programa GesMed contiene una ficha gráfica que puede ser suficiente en un alto porcentaje de ocasiones. Como se muestra en la imagen.
Odontograma y Periodontograma
La especialidad de Odontología contiene una complejidad específica que hacen muy indicado el uso de gráficos dentales para documentar la ficha de un paciente, incluso en la fase de presupuestación y planificación de los tratamientos. Desde las técnicas más cotidianas de endodoncias, coronas, hasta implantes y tratamientos periodontales.
Por otro lado, para aquellas instalaciones en las que no se requiera esta especialización y se conformen con un completo, pero más modesto, sistema de representación gráfica dental tenemos una solución razonable. Nuestro programa GesMed contiene una ficha gráfica que puede ser suficiente en un alto porcentaje de ocasiones. Como se muestra en la imagen.
Trabajo con Sociedades Médicas
Es posible la configuración del programa para aceptar el pago, total o parcial, por medio de talones o paso de tarjeta por terminales de datos de sociedades médicas.
Presupuesto por Casos Médicos / Policlínicas / Odontología
En una clínica Odontológica se realiza habitualmente trabajos relacionados con casos de un paciente. Cada Caso puede llevar asociadas varias visitas de trabajo o de control/revisión que se pueden planificar todas seguidas o bajo la demanda de la situación. El presupuesto planificado, que se corresponde con el trabajo estimado, puede ser modificado en cualquier momento para añadir, retrasar o cancelar algunos de los tratamientos previstos en función de la evolución del paciente. El plan de pagos puede ser generado independientemente de las visitas o bien relacionado con cada una de las acciones que se llevan a cabo con el paciente.
Gestión de Stocks / Pedidos
Dentro de la aplicación tenemos un módulo que podemos activar para su consulta/clínica que se ocupa de llevar los pedidos automáticos dentro de la gestión de Stock.
Los procesos que permite automatizar son:
· Definición de Proveedores, familias de productos y productos
· Categorización de productos con Stock mínimo y pedido habitual
· Múltiples presentaciones para compra de productos relacionando productos con proveedores y precios
· Selección automática de proveedor por precio unitario más bajo o por criterios de preferencia por parte de la dirección.
· Confección de pedidos automáticos, agrupando por proveedores:
o según cantidades recomendadas
o según pedidos habituales
o combinación de ambos criterios
o pedidos de cantidades fijas
o filtro por familias de productos
· Tracking de gestión en cuanto a los pedidos según su estado:
o Pendiente impresión/comunicación al proveedor
o Pendiente de recepción
o Pendiente de pago
o Históricos
· Pantalla sencilla para:
o Altas de stocks iniciales o periódicas
o Anotar consumos
Con todo ello conseguirá:
· Controlar qué productos se piden a qué proveedor y a qué precio
· Saber qué se ha pedido de cada productos a cada proveedor
· Saber qué se ha gastado de cada producto
· Minimizar el stock, asegurando tener siempre producto de cada cosa
· Aumentar el tiempo entre pedidos, sin por ello aumentar el valor del stock almacenado
Módulo Imágenes
Para aquellos casos en que no disponga de un programa de gestión de imágenes, GesMed incorpora un módulo de imágenes.
Veamos sus principales características:
El módulo de imágenes integrable en la aplicación GesMed trata de hacer más fácil y potente
la gestión de imágenes dentro del programa GesMed. Facilita, entre otras las tareas de:
· Compatible entorno Windows y Macintosh.
· Compatible con imágenes con formato JPEG (jpg)
· Importación de imágenes por lotes.
· Creación automática de miniaturas para dar mayor velocidad de visualización.
· Archivo automático de imágenes dentro de carpetas relacionadas con los Pacientes.
· Creación sencilla de Galerías de imágenes para hacer comparaciones como “Antes” y “Después”.
· Extracción automática de imágenes de otros programas como por ejemplo Quick Ceph 2000. Quick Ceph 2000 solo funciona en plataforma Mac OS X, por esa razón esta funcionalidad es exclusiva de este entorno.
En definitiva podrá mantener al día una base de datos y un archivo de imágenes con orden y control, dejando almacenado en el programa FileMaker una miniatura de cada imagen lo que asegura que la base de datos no se colapse. Pero al mismo tiempo mantiene un enlace a la imagen en alta resolución para cuando sea necesario acceder a ella.
El sistema trabaja con varias carpetas o directorios.
· Carpeta Fuente de imágenes. Es la carpeta desde la que más frecuentemente importa sus imágenes. Por ejemplo la tarjeta de la cámara de fotos o un volumen en el servidor.
· Carpeta Destino de imágenes. Habitualmente un volumen en el servidor en el que el sistema irá creando automáticamente una carpeta por cada lote de importación. Por similitud con la fotografía clásica a cada lote de importación se le llama Carrete.
· Carpeta Pacientes. Es una carpeta en la que se almacenarán las fotos asociadas a cada paciente en una carpeta para cada uno de ellos. Para dar mayor orden se asume que un Paciente podrá tener varias series de fotos y para cada serie se crea una subcarpeta dentro de la carpeta del Paciente. Con un sencillo clic se puede acceder a las imágenes almacenadas en cada una de estas carpetas.
· Carpeta QCeph Files (sólo para instalaciones con Quick Ceph). Es una carpeta a partir de la cual se navega hasta el documento Quick Ceph deseado. Si el nombre del archivo QuickCeph está almacenado en la ficha del paciente podrá ser automáticamente accedido. El módulo de imágenes exporta las fotos incrustadas en Quick Ceph 2000 sin perder su clasificación y las reimporta como imágenes independientes dentro del FileMaker. Esto habilita la utilización de estas imágenes en informes y Galerías comparativas.
· Carpeta QCExport (sólo para instalaciones con Quick Ceph). Esta es la carpeta en la que el Quick Ceph 2000 exporta las imágenes individuales cuando se le ordena esta acción desde el módulo de imágenes de GesMed.
El sistema permite acceder cómodamente a las imágenes en resolución y tamaños originales.
Esto es En general, pero y en su caso? …
Llámenos y estudiaremos su caso.
Saludos,
Departamento Técnico
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